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Bestimmt lieben Sie Ihre Arbeit und haben nichts dagegen, ein paar Überstunden zu machen. Wenn aber Überstunden zu Routine werden, sollten Sie einmal einen Blick auf Ihre Arbeitsweise werfen. Was könnte Ihnen helfen, schneller zu Ergebnissen zu kommen oder unproduktive Verhaltensweisen zu stoppen?
Wir haben unsere Mitarbeiter nach ihren persönlichen Erfahrungen gefragt. Einige Konzepte für neue Arbeitsweisen sind vielleicht auch für Sie hilfreich. Lesen Sie hier die Erfahrungsberichte:
1. Die Zügel fest in der Hand
Ich akzeptiere Deadlines nur dann, wenn ich mir absolut sicher bin, dass ich den Termin wahren kann. Ich richte mich nach meiner Intuition und meinem Instinkt, statt mich von anderen zu Zusagen überreden zu lassen, die mir nicht möglich sind.
Christel de Neef, Purchase & Logistics Manager
2. Schluss mit to-do-Listen?
Ich war mal ein großer Fan von to-do-Listen. Manchmal war die Liste aber am Ende des Tages sogar noch länger geworden. Jetzt habe ich nur noch eine to-do-Liste mit den Punkten, die für das Erreichen meiner Ziele wirklich entscheidend ist. Es ist besser, den Schwerpunkt auf Aufgaben mit langfristigen Auswirkungen und möglichst hohem Nutzen zu legen, statt alles Mögliche erledigen zu wollen.
Susanne Barth, Publications Manager
3. Gespräche statt E-Mails
Überlegen Sie sich vorab, welche Kommunikation für eine bestimmte Aufgabe am besten ist – Sie sparen damit Zeit und Energie. Jeder kennt so ein E-Mail-Hin-und-Her mit mehreren CC-Empfängern, bei dem es mehr Missverständnisse als Klärungen gibt. Ein kurzes Telefonat oder auch eine Telefonkonferenz ist effizienter. In einer 30-minütigen virtuellen Besprechung mit Bildschirmfreigabe lassen sich Probleme schnell aus der Welt schaffen. Zum Abschluss können Sie per E-Mail nachfassen.
Sheetal Pathki, Online Marketing Manager
4. Planung mit Bedacht
Ich hatte früher die Tendenz, viel zu viel zu planen. Mittlerweile plane ich weniger, doch was ich mir vornehme, ist am Ende des Tages auch tatsächlich verwirklicht. Immer eins nach dem anderen – so wird alles fertig.
Carl Jacobs, Consultant
Ich liebe Planung. So weiß ich ganz genau, was Tag für Tag ansteht. 60 % aller Aufgaben lege ich auf den Vormittag, und nachmittags plane ich 15 % zusätzliche Zeit für Unerwartetes ein. Ablenkungen sind immer schnell da – aber ein konstanter Rhythmus mit Zeitvorgaben macht es leichter, meine Ziele zu erreichen. So bin ich am Tagesende zufrieden.
Dorinda Dekker, Open Programme Advisor
5. Projektmanagement mit Köpfchen
Manchmal scheint es so, als hätten alle Projekte in derselben Woche ihren kritischen, alles entscheidenden Moment. Deshalb erstelle ich Projektpläne niemals isoliert. Ich vergleiche die Planungen für alle anstehenden Projekte, um Spitzenzeiten zu erkennen und die Realisierbarkeit zu prüfen. Eine 70-Stunden-Woche ist nämlich nichts für mich! Ich empfehle auch, Pläne bei Bedarf anzupassen. Nehmen Sie sich jeden Montagmorgen etwas Zeit, um entsprechend dem Gesamtplan Zeitfenster für einzelne Projekte im Wochenverlauf festzulegen. Das erleichtert Ihnen die Fokussierung und die pünktliche Erledigung aller Aufgaben.
Marieke Dijkshoorn, Content & Knowledge Manager
6. Nein mit gutem Gewissen
Ich konzentriere mich auf meine Prioritäten und nicht auf die Prioritäten anderer. Meine Faustregel lautet: konsequent Nein sagen, wenn die Angelegenheit nicht wichtig für einen selber ist. Entscheide ich mich aber dafür, eine Aufgabe anzugehen (auch auf fremde Bitte), warte ich nicht, bis die Frist näher rückt, sondern mache mich gleich daran. Das ist die beste Vorgehensweise, um Stress zu vermeiden.
Pierre Lamy, Senior Consultant
7. Nicht das Rad neu erfinden
Wer immer komplett von vorn anfängt, verschwendet sehr viel Zeit. Suchen Sie lieber nach vorhandenen Vorlagen, Entwürfen oder E-Mails, die Sie anpassen können. Auch Kollegen, die sich bereits an etwas Ähnlichem versucht haben, können sicher wertvolle Tipps beisteuern. Indem Sie alle verfügbaren Ressourcen einsetzen, erreichen Sie Ihre Ziele leichter.
Maarten Poot, Marketing Manager
8. Schluss machen, wenn es zuviel wird
Früher habe ich immer sehr lange gearbeitet, wenn ich noch viel zu tun hatte. Ab und zu ist das auch in Ordnung. Wird langes Arbeiten aber zum Normalzustand, ist man am Ende einfach nur geschafft und frustriert. Wenn ich mich jetzt überlastet und gestresst fühle, mache ich nicht mehr so spät Schluss und weiß, dass ich am nächsten Morgen mit neuer Energie starte, die mir eine positivere Herangehensweise ermöglicht.
Susanne Barth, Publications Manager
9. Posteingang: die neue Gelassenheit
Ein gut organisierter Posteingang ist hilfreich. Sobald ich auf eine E-Mail reagiert habe, ordne ich sie ein. So weiß ich, dass im Posteingang nur E-Mails sind, um die ich mich noch kümmern muss.
Corina Dumont, ehemalige Consultant
Deaktivieren Sie die Benachrichtigung bei neuen E-Mails. Ich selber habe diese Funktion noch nie genutzt. Sie würde mich nur ablenken.
Thomas Lenczner, ehemaliger Consultant
Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die nicht ganz klar ist, fragen Sie per E-Mail oder auch telefonisch nach. Stürzen Sie sich nicht gleich in die Arbeit.
Marieke Dijkshoorn, Content & Knowledge Manager
Widerstehen Sie beim Versand einer E-Mail der Versuchung, andere E-Mails in Ihrem Posteingang zu lesen und zu beantworten. Dafür sollten feste Tageszeiten reserviert werden!
Marieke Dijkshoorn, Content & Knowledge Manager
Denken Sie immer daran: Smart arbeiten heißt, den kürzesten Weg zum Erreichen Ihrer Ziele zu finden. Je mehr Ihnen Ihr Arbeitsstil bewusst ist, desto besser finden Sie Möglichkeiten, stets alle Aufgaben im Griff zu behalten.
Also, wie sieht es bei Ihnen aus – welche Gewohnheiten möchten Sie ablegen, welche neuen Strategien einsetzen? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit, um anderen beim Bewältigen ähnlicher Herausforderungen zu helfen.